Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của du khách, các khách sạn cần tích hợp POS trong khách sạn để tạo điểm giao dịch và quản lý dịch vụ hiệu quả. Chi tiết về giải pháp và cách để áp dụng có trong bài sau.
Hệ thống POS là gì?
Nhiều khách sạn đã và đang đa dạng hóa doanh thu tại khách sạn, không chỉ nhận đặt phòng khách sạn, mà còn từ các dịch vụ, tiện ích lẫn bán kèm. Chúng thường là:
- Chăm sóc sức khỏe: Phòng gym, spa, yoga…
- Ẩm thực và đồ ăn: Nhà hàng, quầy bar…
- Quà tặng: Ẩm thực, đặc sản địa phương…
- Tour, bán kèm: combo tour, thuê xe, bán kèm dịch vụ cho bên thứ 3…
- …
Để khai thác hiệu quả, xử lý mọi giao dịch, các khách sạn nên áp dụng hệ thống POS (point of sale system – hệ thống điểm bán hàng) trong khách sạn. Hệ thống POS là hệ thống xử lý giao dịch, hóa đơn giữa du khách và khách sạn. Một lợi thế rõ ràng khi khách sạn sử dụng hệ thống POS đó là, nếu khách mua hàng là khách đặt phòng tại khách sạn, mọi giao dịch sẽ được cộng vào hóa đơn tổng, giúp người mua thuận tiện và thoải mái mua sắm, và khách sạn cũng đơn giản hóa dòng tiền.
Hệ thống POS thường là một phần mềm (cài đặt và sử dụng cục bộ, sử dụng trực tuyến trên đám mây (cloud)…) cài đặt trên phần cứng (máy tính để bàn, table, điện thoại cầm tay, hoặc máy checkin…) để tương tác và quản lý đơn hàng, kèm máy quẹt thẻ để thanh toán.
Với hệ thống POS chạy trực tuyến, các khách sạn có thể linh hoạt chuyển đổi và cài đặt trên nhiều thiết bị, không giới hạn không gian sử dụng và thuận tiện cho du khách tương tác, thực hiện đơn hàng. Vì những sự tiện lợi đó, hệ thống POS trong khách sạn được dự báo sẽ bùng nổ, tạo doanh thu ước tính 20 tỷ đô vào 2028.
Hệ thống POS là hệ thống xử lý giao dịch, hóa đơn giữa du khách và khách sạn, để mọi giao dịch cộng vào hóa đơn tổng, giúp người mua thuận tiện và thoải mái mua sắm, và khách sạn cũng đơn giản hóa dòng tiền.
Các loại hệ thống POS
Đã đã nói ở trên, hệ thống POS có nhiều loại, vận hành theo những tiêu chuẩn khác nhau. Do đó, các khách sạn cần phải cân nhắc khi tìm kiếm, để đảm bảo rằng hệ thống được lựa chọn là phù hợp và đem lại hiệu quả như mong muốn cho khách sạn. Tổng quan lại, hệ thống POS trong khách sạn có 2 loại cơ bản, là hệ thống POS cài đặt và sử dụng cục bộ, và hệ thống POS sử dụng trên đám mây.
Hệ thống POS cài đặt và sử dụng cục bộ
Hệ thống POS cài đặt và sử dụng cục bộ còn được gọi là hệ thống POS truyền thống, khi được cài đặt và lưu trữ cục bộ trên thiết bị của người dùng, như máy tính để bàn, laptop hay điện thoại cá nhân… Giải pháp này thường khá tốn kém và đòi hỏi khách sạn đầu tư nhiều, bởi khi cài đặt thì các phần mềm sẽ cần tiêu chuẩn cấu hình và phần cứng riêng, nếu không đáp ứng thì khó mà vận hành hiệu quả.
Lợi ích khi sử dụng giải pháp này là không cần kết nối mạng, có thể thực hiện ngoại tuyến, dữ liệu được lưu trữ và truy xuất trên máy của người dùng. Còn hạn chế thì rất nhiều, từ việc lắp đặt và nâng cấp phức tạp và tốn nhiều thời gian; hạn chế lưu trữ, đồng bộ, sao lưu và khôi phục dữ liệu; không hỗ trợ, cập nhật các phương thức thanh toán hiện đại…
Hệ thống POS vận hành dựa trên đám mây
Tận dụng những ưu điểm từ hệ thống POS cài đặt và sử dụng cục bộ, Hệ thống POS vận hành dựa trên đám mây làm tốt hơn thế khi khắc phục những điểm yếu, hạn chế của giải pháp này. Hệ thống POS vận hành dựa trên đám mây sẽ cài đặt phần mềm, lưu trữ và quản lý dữ liệu trên cloud; người dùng chỉ cần truy cập vào đường link giải pháp để sử dụng.Giải pháp này còn được gọi là Software-as-a-Service (SaaS), người dùng có thể truy cập thông qua internet sau khi trả phí thuê bao hàng tháng.
Cách tiếp cận này giúp Hệ thống POS vận hành dựa trên đám mây không bị giới hạn bởi cấu hình tối thiểu, thiết bị cài đặt cũng như vị trí cài đặt. Một lợi thế khác của giải pháp này chính là việc cài đặt, cập nhật diễn ra trong nền (background), nên không ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành, thao tác hệ thống.
Hạn chế duy nhất của hệ thống POS là cần phải có internet để hoạt động, nhưng hệ thống internet ở nước ta vô cùng ổn định và phủ sóng rộng khắp thì đây cũng không phải vấn đề quá nghiêm trọng.
Các loại hệ thống POS khác
Hệ thống POS di động
Hệ thống POS di động là điểm bán hàng di động, thể hiện qua ứng dụng trên điện thoại thông minh. Giải pháp này chạy trên nền tảng phần cứng của máy tính bảng hoặc điện thoại di động, làm chúng trở nên dễ dàng tiếp cận và linh hoạt khi sử dụng hơn. Ứng dụng thực tế của hệ thống này là kiểm kê, quét duyệt hàng tồn kho; lập điểm bán hàng di động và tính phí tại chỗ cho du khách.
Hệ thống POS, checkin không cần lễ tân
Hệ thống POS kiot hay còn gọi là hệ thống POS tự phục vụ, được thiết kế và xây dựng cho trải nghiệm tương tác không tiếp xúc. Ví dụ, khách sạn có thể cải thiện trải nghiệm tại quầy lễ tân, du khách trực tiếp checkin tại cửa phòng thông qua mã QR được cung cấp từ trước. Giải pháp này giảm tải cho quầy lễ tân, giảm bớt thủ tục và chi phí vận hành tổng thể tại khách sạn.
Hệ thống POS đầu cuối
Hệ thống POS đầu cuối là hệ thống yêu cầu thiết bị đầu cuối để thực hiện giao dịch, cập nhật dữ liệu lên hệ thống. Đây là giải pháp phổ biến, được nhiều nhà hàng, quán ăn lẫn khách sạn áp dụng để tính hóa đơn cho du khách; nhưng chúng vẫn cần đối chiếu thủ công để đảm bảo chính xác.
Thiết bị phần cứng của hệ thống POS
Dù hệ thống POS cài đặt cục bộ hay vận hành trên đám mây, thì chúng đều cần những phần cứng nhất định để triển khai, thông thường sẽ bao gồm:
- Máy quét mã vạch, QR code.
- Máy quẹt thẻ tín dụng.
- Máy in biên lai.
- Ngăn kéo đựng tiền mặt.
- Bàn kê.
- …
Tùy vào điều kiện thực tế, quy mô cũng như nhu cầu triển khai, mà các khách sạn có thể linh hoạt áp dụng, sử dụng các phần cứng phù hợp để tạo nên hệ thống POS cho riêng khách sạn của mình.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS trong khách sạn
Hạn chế rõ ràng nhất khi không có hệ thống POS, đó là nhân viên phải thao tác, cập nhật số liệu cũng như thanh toán thủ công cho du khách. Điều này không chỉ gây tốn kém thời gian cho cả đôi bên, mà còn dễ gây sai sót, khó khăn trong việc quản lý và đo lường, phân tích số liệu thu thập được. Ngoài ra, khi sử dụng hệ thống POS, khách sạn còn nhận được những lợi ích thiết thực như sau:
Đồng bộ thông tin, dữ liệu theo thời gian thực
Nếu trước đây, nhân viên khách sạn phải cập nhật dữ liệu thanh toán, sản phẩm tồn kho vào cuối ngày lên hệ thống; đồng thời kiểm kê xem số liệu đã hợp chuẩn hay chưa. Thì khi sử dụng hệ thống POS, mọi thay đổi (xuất sản phẩm, dịch vụ, thanh toán hóa đơn, ghi nợ vào hóa đơn tổng…) đều được cập nhật tức thời, tránh thao tác và giảm bớt sai sót trong quá trình này.
Dữ liệu hệ thống POS được đồng bộ theo thời gian thực cũng giúp cho việc quản lý, giám sát thông tin được chặt chẽ, nhất quán, hỗ trợ tối đa cho việc theo dõi, đo lường và hỗ trợ điểm bán hàng khi cần thiết.
Tự động hóa thao tác
Nhân viên trực quầy POS không phải thao tác thủ công như tính giá dịch vụ, thanh toán và trả dư nợ cho du khách, khi mọi tác vụ này đều được thực hiện tự động, giúp tránh những sai sót nhất định và tăng thời gian vận hành tổng thể.
Theo dõi, đo lường số liệu hiệu quả
Hệ thống POS giúp theo dõi và đo lường số liệu tại điểm bán hàng, như xu hướng và hành vi mua sắm, sản phẩm bán chạy và thời điểm đông khách… Những số liệu này hữu ích trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ, thực hiện các hoạt động tiếp thị trong tương lai sau này.
Mở rộng phạm vi sử dụng, tối ưu doanh thu hiệu quả
Nhờ vào tính di động, linh hoạt không bó buộc phải cố định tại một vị trí, nên hệ thống POS có thể triển khai và di chuyển đến bất kỳ đâu: hồ bơi, sảnh đợi hoặc trong phòng spa… Dù ở bất kỳ nơi nào, chỉ cần có dịch vụ, thì khách sạn của bạn đều có thể khai thác và áp dụng hệ thống POS để tối ưu doanh thu, tăng hiệu quả bán thêm thông qua dữ liệu về khách hàng thu thập được.
Tạo nên trải nghiệm liền mạch cho du khách
Một quá trình liền mạch, nhất quán tạo nên trải nghiệm tích cực cho du khách. Khách sạn không chỉ nên áp dụng các công nghệ khách sạn, phương thức thanh toán hiện đại tại quầy lễ tân, mà nên ở tất cả những nơi khách sạn bán dịch vụ, sản phẩm.
Du khách sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ điều này, khi mà mọi dịch vụ sử dụng, hóa đơn mua hàng đều được gom về một hóa đơn tổng, giúp họ dễ dàng kiểm soát và thanh toán trong một lần duy nhất.
Khách sạn cũng được hưởng lợi từ điều này, khi dễ dàng kích cầu du khách, khiến họ chi tiêu nhiều hơn. Trên thực tế, với các điểm bán hàng có quầy POS, nhu cầu chi tiêu tăng thêm đến 20%.
Cải thiện chất lượng thanh toán
Khi áp dụng hệ thống POS, khách sạn sẽ tăng hiệu suất và thời gian thanh toán; giảm bớt rủi ro sai sót khi thao tác và thực hiện các tác vụ. Khi chất lượng thanh toán được đảm bảo, dòng tiền sẽ minh bạch, trung thực hơn, giảm đi phần nào sự gian lận của nhân viên trong quá trình vận hành.
Áp dụng đa dạng hình thức thanh toán
Một lợi ích khác khi áp dụng hệ thống POS trong khách sạn, đó là việc hỗ trợ và tích hợp nhiều phương thức thanh toán hiện đại, giúp cho du khách dễ dàng lựa chọn và thanh toán theo hình thức mình mong muốn. Điều này vừa tạo nên diện mạo mới cho khách sạn, nằm trong xu hướng cải thiện và áp dụng các công nghệ khách sạn, cũng vừa tăng trải nghiệm cho khách hàng tại khách sạn.
Lập báo cáo khoa học và hữu ích
Dựa trên những dữ liệu thu thập từ hệ thống POS, khách sạn có thể lập các bản báo cáo định kỳ như hàng ngày, hàng tuần… để theo dõi và đo lường. Rồi dựa vào đó để làm cơ sở, căn cứ đánh giá chất lượng kinh doanh của khách sạn nói chung, cũng như kinh doanh các điểm bán hàng trong khách sạn nói riêng.
Chi phí để triển khai hệ thống POS trong khách sạn là bao nhiêu?
Không phải hệ thống POS nào cũng cùng mức giá và chức năng, ngay cả cùng một hệ thống thì cũng đã có sự khác biệt như vậy. Điều này đến từ nhu cầu của các khách sạn, quy mô lẫn chức năng cần được sử dụng mà sẽ có sự điều chỉnh cho riêng từng hệ thống. Hệ thống POS sẽ có 3 loại chi phí tiêu tốn mà khách sạn cần phải lưu ý, bao gồm:
- Chi phí thuê bao hàng tháng: Khách sạn cần bỏ ra một số tiền nhất định vào mỗi tháng để sử dụng hệ thống POS. Chi phí này có thể trả theo tháng, quý, hoặc năm, và đôi khi là tính phí sử dụng trọn đời. Quãng thời gian chi trả càng dài, chi phí lại càng rẻ, nhưng khách sạn cần cân nhắc dựa trên mô hình kinh doanh để lựa chọn cho phù hợp. Bởi lẽ, không phải khách sạn nào cũng nhất quán một chiến lược kinh doanh trong nhiều năm liền, nên khi thay đổi chiến lược mà gói thuê bao còn dài hạn thì đó là một sự lãng phí không đáng có.
- Chi phí dựa trên mỗi lượt giao dịch thành công: Khách sạn cần bỏ ra một số tiền tương đương 3 – 5% tổng hóa đơn, hoặc nhiều hơn trong mỗi lượt giao dịch thành công. Chi phí này thường sẽ tác động trực tiếp, khiến chi phí thuê bao rẻ hơn đáng kể. Dựa trên số lượng giao dịch phát sinh, mà khách sạn cân nhắc nền tảng chỉ tính phí thuê bao, hoặc kiêm cả chi phí giao dịch để tối ưu doanh thu kiếm được.
- Chi phí bảo trì, sửa chữa kỹ thuật: Vì hệ thống POS liên quan đến phần cứng, nên sẽ có những trục trặc kỹ thuật nhất định trong quá trình vận hành. Một số nền tảng sẽ dựa vào đó để tính phí mỗi lần bảo trì, sửa chữa hệ thống POS; nhưng cũng có một số nền tảng cung cấp giải pháp quản lý khách sạn, hệ thống POS lại không tính chi phí này, bởi hệ thống được vận hành dựa trên đám mây, mọi trục trặc phát sinh đều được xử lý tại máy chủ chứ không phải tại thiết bị đầu cuối của người dùng.
Như vậy, ta có thể thấy rõ là, hệ thống POS trong khách sạn quan trọng và hữu ích rất nhiều, giúp kế hoạch kinh doanh, bán hàng trong khách sạn triển khai được như ý, đem lại hiệu quả và tiện lợi cho du khách. Nên nếu khách sạn của bạn chưa sử dụng hệ thống POS, đây là lúc cân nhắc áp dụng, để khai thác và bán dịch vụ trong khách sạn được hiệu quả hơn.