Phần mềm quản lý khách sạn là công cụ kinh doanh cần thiết cho các khách sạn, giúp việc điều hành dễ dàng và hiện đại hơn. Bài sau nói về sự phát triển, tương lai của công cụ và cách khai thác chúng hiệu quả.
Các chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý khách sạn
- Quản lý kênh (Channel Manager).
- Công cụ đặt phòng trực tuyến (Booking Engine).
- Công cụ quản lý khách hàng (CRM).
- Modun dọn phòng.
- Hệ thống quản lý doanh thu.
- Lịch đặt chỗ.
- Xử lý thanh toán.
- Báo cáo.
- Bảng điều khiển.
- …
Một phần mềm quản lý khách sạn tốt là phần mềm có đầy đủ tính năng như liệt kê ở trên, và hỗ trợ đắc lực cho khách sạn vận hành. Đa số các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều được xây dựng dưới dạng phần mềm cài đặt sẵn trên máy tính, với ưu điểm là phần mềm luôn có sẵn trên thiết bị và có thể hoạt động khi không co mạng.
Tuy nhiên, hạn chế của chúng là hiệu suất vận hành dựa vào phần cứng thiết bị, sử dụng cố định trên mỗi một thiết bị và không phải tính năng nào cũng hoạt động offline. Chúng cũng thường hoạt động độc lập, không liên kết với các công cụ, công nghệ khác có sẵn của khách sạn, và cũng dễ gây ra vấn đề như thiếu đồng bộ, phân mảnh dữ liệu.
Thách thức của phần mềm quản lý trong giai đoạn hiện nay
Trong bối cảnh Covid xuất hiện, nhiều khách sạn gặp khó khăn trong việc vận hành, quản lý từ xa, hoặc thiếu hụt nhân viên. Phần mềm quản lý khách sạn trong giai đoạn đó đã chứng minh tầm quan trọng của mình, khi hỗ trợ trực tiếp, giúp nhiều khách sạn vận hành ổn định trong thời gian dịch bệnh.
Khi Covid dần được kiểm soát, nhu cầu đi lại tăng, thách thức nhân sự hậu đại dịch dần bộc lộ, nhiều khách sạn cần nhiều hơn thế ở các phần mềm quản lý, lúc này đây - những thách thức khác của phần mềm quản lý đặt phòng kiểu cũ dần bộc lộ, khi không thể theo kịp nhu cầu chung của thị trường, cũng như kỳ vọng của người dùng.
Ví dụ, tích hợp thẻ từ, thanh toán online, check in tự động… là những tính năng thiết thực, nhiều khách sạn cần triển khai để hạn chế tiếp xúc, cũng như giảm tải cho lượng nhân viên hiện có. Nhưng không phải phần mềm nào cũng có thể đáp ứng, hỗ trợ tốt. Một vài tính năng trên được phát triển riêng biệt, tức là một công cụ độc lập, một số khác lại có ở phần mềm này nhưng không có ở phần mềm khác, chi phí theo đó sẽ tăng lên một cách đáng kể.
Một thách thức khác là phần mềm trên điện thoại di động, hoặc có thể vận hành trực tiếp trên di động. Các thiết bị cầm tay đã phát triển với tốc độ đáng kinh ngạc, khi chúng ngày một làm được nhiều hơn và phổ biến hơn trước, và các ngành nghề kinh doanh cũng không ngoại lệ khi xây dựng hệ sinh thái quanh chúng. Sự phát triển này cũng là điều mà các phần mềm quản lý khách sạn nên hướng đến, nhưng không phải phần mềm nào cũng có thể áp dụng, và bắt kịp.
Hãy nhìn vào xu hướng gần đây trong lĩnh vực du lịch để thấy rõ điều này. Trước đây, du khách thường thông qua các công ty du lịch hoặc gọi điện trực tiếp để đặt phòng. Còn hiện tại, việc đặt phòng được thực hiện trực tuyến thông qua OTA, hoặc trên các website khách sạn. Sự thay đổi này đòi hỏi các phần mềm PMS phải mở rộng chức năng, như tích hợp công cụ nhận đặt phòng trực tuyến, đồng bộ các kênh OTA để tránh tình trạng overbooking.
Giải pháp mới cho phần mềm quản lý khách sạn cũ
Giải pháp cho các về đề trên, là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn vận hành trên đám mây (cloud), cung cấp dịch vụ qua internet, chứng được gọi là SaaS (Software as a service) hay phần mềm dưới dạng dịch vụ. Khi sử dụng SaaS, phần mềm quản lý khách sạn được quản lý dữ liệu, và vận hành thông qua internet.
Lợi ích thiết thực nhất của phần mềm quản lý khách sạn qua SaaS là chúng được nâng cấp thường xuyên, liền mạch và tự động, không có bất kỳ gián đoạn nào. Chúng cũng dễ dàng tích hợp với các phần mềm, công cụ hỗ trợ khác thông qua API, giúp chủ khách sạn lựa chọn và kết hợp các công cụ lại với nhau và phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Các phần mềm quản lý khách sạn khác nhau sẽ có những tính năng khác nhau. Để đảm bảo hiệu quả, hãy chọn phần mềm bao gồm các tính năng cơ bản và thiết yếu như là trình quản lý kênh, công cụ đặt chỗ, tích hợp thanh toán, quản lý doanh thu… để quản lý các phần công việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, công cụ khách sạn lựa chọn cũng phải đơn giản, dễ dàng thao tác để mọi nhân viên làm quen nhanh nhất có thể.
Tóm lại, tương lai của phần mềm quản lý khách sạn là đám mây, có thể tùy chỉnh và tích hợp tính năng, cũng như khả năng trao quyền mạnh mẽ để điều hành, vận hành khách sạn thành công hơn. Khi từ chối đầu tư, lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, các nhà quản lý sẽ đối mặt với nguy cơ không đáp ứng được nhu cầu, kỳ vọng của khách hàng và nhân viên, và sẽ sớm bị đối thủ vượt mặt trong tương lai gần.
Cho nên, hiện tại bạn đang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn theo cách cũ, hoặc bằng giấy bút, bảng tính Excel… hoạt động kém hiệu quả và không linh hoạt thì đây là thời điểm quan trọng để chuyển sang phần mềm quản lý khách sạn bằng đám mây
Cho dù bạn hiện đang điều hành doanh nghiệp của mình bằng PMS cũ, hoạt động kém hiệu quả hay giấy bút và trang tính excel, bây giờ là thời điểm quan trọng để chuyển sang PMS dựa trên đám mây. Một công cụ quản lý chuyên nghiệp, hiện đại sẽ không chỉ nâng tầm khách sạn, mà còn đơn giản hóa công việc cho nhân viên, tối gọn thủ tục cho khách hàng và dần nâng cao trải nghiệm tổng thể.