Direct booking là gì? Tầm quan trọng trong chiến lược bán phòng

Trong ngành khách sạn hiện đại, OTA và direct booking luôn song hành trong chiến lược phân phối phòng. OTA giúp khách sạn tiếp cận khách mới, nhưng đặt phòng trực tiếp lại là kênh mang lại lợi nhuận cao và dữ liệu khách hàng giá trị hơn.

Vì vậy, nhiều khách sạn đang đầu tư mạnh vào website, booking engine và marketing số để tăng tỷ lệ direct booking. Bài viết này, Blue Jay PMS sẽ giúp bạn hiểu direct booking là gì, tại sao nó quan trọng và những cách hiệu quả để tăng đặt phòng trực tiếp cho khách sạn.

Direct booking là gì?

Direct booking là (đặt phòng trực tiếp) hình thức đặt phòng khách sạn mà không thông qua bất kỳ kênh bán phòng, công cụ trung gian nào như: OTA, TA (Đại lý du lịch), CTV bán phòng,...

Một số hình thức đặt phòng trực tiếp phổ biến hiện nay như:

• Website chính thức của khách sạn
• Hệ thống đặt phòng trực tuyến (Booking Engine)
• Gọi điện trực tiếp đến lễ tân
• Email đặt phòng
• Fanpage hoặc mạng xã hội của khách sạn
• Ứng dụng (app) của khách sạn
• Boxchat khách sạn
• Đặt tại quầy lễ tân, walk-in trực tiếp,...

Việc gia tăng đặt phòng trực tiếp giúp các khách sạn giảm được chi phí trung gian như chi phí hoa hồng OTA hay chi trả dựa trên lượt bán phòng thành công, và cải thiện lợi nhuận cho khách sạn.

Trong giai đoạn trước đây, đặt phòng trực tiếp thường gắn liền với các kênh đơn giản như điện thoại, email hoặc khách đến đặt phòng tại quầy lễ tân. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ khách sạn, Direct Booking ngày nay không còn chỉ là hình thức đặt phòng truyền thống.

Hiện nay, nhiều khách sạn đã xây dựng hệ sinh thái đặt phòng trực tiếp trên nền tảng số, cho phép khách tìm kiếm thông tin, kiểm tra giá phòng theo thời gian thực và hoàn tất đặt phòng ngay trên website khách sạn. Các công cụ như Booking Engine, website tích hợp đặt phòng, hệ thống quản lý khách sạn (PMS) và Channel Manager giúp đồng bộ dữ liệu phòng, giá và tình trạng đặt phòng trên toàn bộ hệ thống.

Nhờ đó, Direct Booking trở thành một kênh phân phối phòng quan trọng bên cạnh OTA, giúp khách sạn vừa tối ưu doanh thu, vừa kiểm soát tốt dữ liệu khách hàng và trải nghiệm đặt phòng.

Tại sao đặt phòng trực tiếp lại quan trọng với khách sạn?

Trong hệ sinh thái phân phối phòng hiện nay, khách sạn thường bán phòng qua nhiều kênh khác nhau như OTA, website khách sạn, đại lý du lịch hoặc đặt trực tiếp qua điện thoại. Tuy nhiên, Direct Booking (đặt phòng trực tiếp) ngày càng trở thành một kênh chiến lược giúp khách sạn tối ưu lợi nhuận và kiểm soát trải nghiệm khách hàng.

Các nghiên cứu gần đây cho thấy OTA vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong ngành khách sạn, nhưng Direct Booking đang tăng trưởng nhanh nhờ sự hỗ trợ của công nghệ và chiến lược marketing số.

Bức tranh phân phối phòng khách sạn hiện nay

Theo các báo cáo thị trường ngành khách sạn năm 2024–2025:

• OTA chiếm khoảng 55 - 60% tổng lượt đặt phòng toàn cầu
• Direct booking (website khách sạn, điện thoại, email…) chiếm khoảng 25–30%
• GDS và các kênh khác chiếm khoảng 10–15%

Mặc dù OTA vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại nguồn khách lớn, nhiều khách sạn đang đầu tư mạnh vào kênh đặt phòng trực tiếp, đặc biệt là website tích hợp Booking Engine, nhằm giảm chi phí phân phối và tăng lợi nhuận.

Một xu hướng đáng chú ý là giá trị mỗi booking từ website khách sạn thường cao hơn so với OTA. Theo báo cáo Hotel Booking Trends của SiteMinder, một booking trực tiếp qua website khách sạn trung bình đạt khoảng 519 USD, cao hơn khoảng 60% so với booking từ OTA (khoảng 320 USD).

Điều này cho thấy khách đặt trực tiếp thường:

• Ở lâu hơn
• Chọn phòng cao cấp hơn
• Mua thêm dịch vụ trong thời gian lưu trú.

Tăng sức cạnh tranh trong chiến lược phân phối phòng

Trong quản trị khách sạn hiện đại, OTA và Direct Booking không phải là hai kênh cạnh tranh trực tiếp mà bổ trợ cho nhau trong cùng một chiến lược phân phối đã kênh (multi-channel distribution). Nhiều khách sạn hiện nay áp dụng mô hình sau:

1. OTA – Thu hút khách mới: Các nền tảng OTA giúp khách sạn tiếp cận lượng lớn du khách và tăng khả năng hiển thị thương hiệu trên thị trường.
2. Website khách sạn – Chuyển đổi đặt phòng trực tiếp: Khi khách tìm hiểu thêm về khách sạn, website chính thức với công cụ Booking Engine sẽ giúp chuyển đổi khách quan tâm thành Direct Booking.
3. CRM – Giữ khách quay lại: Sau khi lưu trú, khách sạn sử dụng CRM để chăm sóc khách hàng, gửi ưu đãi và khuyến khích khách quay lại đặt phòng trực tiếp trong những lần tiếp theo.

Tóm lại: OTA giúp tạo nhu cầu, website khách sạn giúp chuyển đổi booking, còn CRM giúp duy trì và phát triển khách hàng lâu dài.

Nhiều khách sạn cũng đầu tư mạnh vào: SEO website, Google Hotel Ads, chương trình loyalty, guest app, marketing automation,... Nhằm tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp trong dài hạn.

Giảm chi phí hoa hồng OTA

Các nền tảng OTA thường thu 15–25% hoa hồng cho mỗi booking. Khi khách đặt phòng trực tiếp qua website hoặc liên hệ với khách sạn, khoản chi phí này được giữ lại cho khách sạn. Điều này giúp tăng lợi nhuận trên mỗi phòng bán ra và tối ưu doanh thu tổng thể.

Xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khách hàng

Khi khách đặt phòng qua OTA, mối quan hệ của họ thường gắn liền với nền tảng trung gian hơn là thương hiệu khách sạn.

Ngược lại, Direct Booking giúp khách sạn:

• Tương tác trực tiếp với khách
• Xây dựng trải nghiệm thương hiệu ngay từ bước đặt phòng
• Tạo ấn tượng cá nhân hóa cho khách.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với khách sạn boutique, resort hoặc khách sạn độc lập, nơi trải nghiệm thương hiệu đóng vai trò lớn trong quyết định đặt phòng.

Những cách để tăng đặt phòng trực tiếp cho các khách sạn

Tiếp theo đây, chúng ta cùng tìm hiểu những cách tăng lượt đặt phòng trực tiếp cho khách sạn, để cải thiện tỷ lệ đặt phòng trực tiếp, nhằm tối đa hóa doanh thu mà khách sạn nhận được.

Xây dựng website khách sạn hiện đại

Website là trung tâm của chiến lược Direct Booking. Khi khách tìm thấy khách sạn trên Google hoặc OTA, họ thường truy cập website chính thức để tìm hiểu thêm trước khi đặt phòng.

Website khách sạn hiện nay không chỉ để giới thiệu mà còn là kênh bán phòng trực tiếp quan trọng. Vì vậy, website nên tích hợp công cụ đặt phòng để khách có thể xem giá, kiểm tra phòng và đặt phòng ngay trên website. Đồng thời, quy trình đặt phòng cần nhanh, đơn giản và thân thiện, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi đặt phòng.

Những yếu tố quan trọng gồm:

• Website thân thiện trên mobile (mobile-first)
• Tốc độ tải trang nhanh
• Quy trình đặt phòng ít bước
• Thanh toán online thuận tiện.

Theo nghiên cứu ngành hospitality, 53% người dùng sẽ rời website nếu trang tải quá 3 giây, vì vậy tốc độ và trải nghiệm đặt phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi.

Bên cạnh đó, nhiều thốn kê cho thấy xu hướng thao tác và đặt phòng trên di động ngày một tăng, nên nếu không ưu tiên kênh này sẽ khó để đáp ứng, tạo nên khác biệt cho nhu cầu của khách đặt phòng.

Tận dụng social media như một kênh bán phòng

Ngày nay nhiều khách tìm cảm hứng du lịch trên: Instagram, TikTok, Facebook,...

Social media đang trở thành kênh tạo demand cho direct booking, khi khách xem nội dung trải nghiệm rồi truy cập website khách sạn để đặt phòng.

Một số chiến lược hiệu quả:

• Video trải nghiệm khách sạn
• Hợp tác với creator du lịch
• Quảng cáo social media dẫn về website.

Cá nhân hóa trải nghiệm đặt phòng bằng AI

Một xu hướng mới là AI personalization. Website hoặc booking engine có thể:

• Gợi ý loại phòng phù hợp
• Hiển thị gói dịch vụ phù hợp
• Đưa ra ưu đãi theo hành vi khách.

Khoảng 71% khách hàng mong muốn trải nghiệm cá nhân hóa, và nhiều khách sẵn sàng chi trả cao hơn khi trải nghiệm được cá nhân hóa.

Tạo ưu đãi chỉ dành riêng cho đặt phòng trực tiếp

Một trong những cách hiệu quả để khuyến khích khách đặt phòng trực tiếp là cung cấp ưu đãi riêng cho website khách sạn.

Ví dụ:

• Giảm giá khi đặt phòng trên website
• Miễn phí bữa sáng
• Nâng hạng phòng
• Check-out muộn
• Tặng voucher dịch vụ.

Những ưu đãi này giúp khách cảm thấy đặt trực tiếp có lợi hơn so với đặt qua OTA, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Sử dụng chatbot và AI để trả lời khách 24/7

Khách du lịch thường có nhiều câu hỏi trước khi đặt phòng.

Các khách sạn hiện đại sử dụng:

• Chatbot website
• AI chat
• Messaging automation.

Theo báo cáo ngành hospitality, khách sạn sử dụng chatbot có thể tăng tới 35% direct booking nhờ phản hồi nhanh và hỗ trợ 24/7. hướng dẫn đặt phòng, hướng dẫn check-in

Đa dạng gói giá, dịch vụ trong khách sạn

Một chiến lược tối ưu doanh thu mà các khách sạn nên áp dụng là đa dạng gói giá, không chỉ nên áp dụng duy nhất một giá cho các hạng phòng, dịch vụ hay gói dịch vụ. Đa dạng gói giá nhằm đáp ứng sự đa dạng về nhu cầu, mục tiêu và khả năng chi tiêu của từng nhóm khách hàng. Đồng thời, với từng mức giá, khách sạn cũng có thể áp dụng các chính sách giá linh hoạt như: Hoàn tiền, không hoàn tiền, hoàn tiền linh hoạt… tương tự như các kênh bán phòng trực tuyến.

Cung cấp các sản phẩm bán thêm và tiện ích bổ sung trong quá trình đặt phòng

Khách phòng khi đặt phòng sẽ không chỉ muốn đặt phòng, mà họ còn muốn sử dụng các gói, dịch vụ khác trong khách sạn như là thuê xe, bữa ăn, spa, giặt là, tour du lịch… Khách sạn dựa trên các dịch vụ hiện có, nhu cầu mà khách đặt phòng mong muốn để thể hiện, cung cấp các dịch vụ tương ứng, giúp khách đặt phòng dễ dàng lựa chọn, mua thêm để bổ sung trải nghiệm cho chuyến đi.

Một điều cần lưu ý rằng, không phải giải pháp, công cụ hỗ trợ bán phòng trực tiếp nào cũng hỗ trợ mở rộng các gói dịch vụ khách sạn, điều này đã giới hạn phần nào khả năng mở rộng, bán thêm của các khách sạn. Vậy cho nên khi áp dụng, các khách sạn nên tìm hiểu trước thật kỹ càng nhằm đảm bảo các giải pháp ấy đem đến trải nghiệm đúng như kỳ vọng của mình.

Tận dụng tiếp thị kỹ thuật số

Thời đại kỹ thuật số kéo mọi người đến gần với nhau hơn, từ đó giúp các khách sạn dễ dàng tiếp cận, tạo sự quan tâm, thúc đẩy hành vi đặt phòng khách sạn dễ dàng hơn.

Bước đầu tiên cần thực hiện, là xây dựng thương hiệu khách sạn, dựa trên những giá trị nội tại, là những ưu thế đang có của khách sạn như lợi thế về không gian, vị trí địa lý, chính sách giá… và nhu cầu, mong muốn của khách đặt phòng như cần một khách sạn như thế này, đáp ứng được điều kia…

Sau đó, khách sạn cần tối ưu hiển thị bằng SEO khách sạn, quảng cáo khách sạn nhằm tăng cường độ phủ, cải thiện nhận diện thương hiệu. Với SEO, khách sạn nên chú ý các yếu tố trên website như tốc độ tải trang, hình ảnh minh họa hoặc nội dung chuẩn SEO. Với quảng cáo khách sạn, cần tìm kiếm và xác định các từ khóa quan trọng, đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của người dùng khi tìm kiếm thông tin.

Và cũng đừng quên tích cực hoạt động trên mạng xã hội. Bởi nhiều khách sạn hiện nay không bán phòng trực tuyến, cũng không sử dụng website mà chỉ bán phòng trên fanpage, vì họ thấy khả năng tiếp cận và tiềm năng bán phòng tốt hơn mọi kênh khác. Dù có thể rằng đây không phải là kênh bán phòng chính, nhưng khách sạn của bạn cũng đừng nên bỏ qua, nhằm tiếp cận và lan tỏa các xu hướng phổ biến, để tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng cho khách sạn của mình hơn.

Và cũng đừng quên tạo nên những hashtag mới, đặc trưng cho khách sạn của mình, ví dụ #bluejayhotel #bluejayspa… nhằm xây dựng cộng đồng riêng, dễ dàng tìm kiếm và theo dõi các bài viết liên quan đến khách sạn của mình.

Song song với đó, các khách sạn cũng có thể thông qua metasearch để hiển thị khách sạn của mình được rộng hơn, trực quan và sát với nhu cầu của du khách hơn. Nếu khách sạn đã có thương hiệu được một nhóm khách hàng nhất định biết thì có thể sử dụng Free Booking Links để tối ưu kênh bán phòng trực tiếp, khi hiển thị nổi bật, thu hút người dùng truy cập để đặt phòng trực tiếp trên website khách sạn.

Đảm bảo thông tin liên lạc chính xác, rõ ràng, luôn túc trực

Một lợi thế lớn của kênh bán phòng trực tiếp là kết nối trực tiếp với khách hàng, do vậy kênh liên lạc là yếu tố quan trọng, cần xây dựng và đảm bảo, tránh những trải nghiệm khó chịu cho khách đặt phòng. Hãy chắc chắn rằng hotline khách sạn luôn có người túc trực và sẵn sàng trả lời hết mọi thắc mắc, giải đáp trọn vẹn mọi yêu cầu mà kênh bán phòng trực tuyến, mạng xã hội không thể cung cấp được. Khách sạn cũng có thể áp dụng botchat, AI để giải quyết những câu hỏi, thắc mắc đơn giản như xác nhận thông tin đặt phòng, yêu cầu dịch vụ hoặc tìm hiểu thông tin về khách sạn.

Trên đây là những điều cần biết, và làm thế nào để khai thác bán phòng trực tiếp hiệu quả, đem lại doanh thu như kỳ vọng lẫn đáp ứng được nhu cầu bán phòng của khách sạn. Việc áp dụng có điều chỉnh, phù hợp với mô hình, phương pháp vận hành của khách sạn sẽ là tiền đề cơ bản, giúp hiệu quả đem lại vượt trội, như ý mà khách sạn muốn hơn.

Kết luận:

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành khách sạn hiện nay, Direct Booking không chỉ là một kênh bán phòng mà còn là chiến lược quan trọng để tối ưu lợi nhuận và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Bằng cách kết hợp công nghệ, marketing số và trải nghiệm đặt phòng tốt hơn, khách sạn có thể từng bước tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp và giảm phụ thuộc vào các kênh trung gian.