Xu hướng thanh toán trực tuyến đang ngày càng phổ biến. Đọc bài viết để hiểu 5 vấn đề thường gặp khi không áp dụng thanh toán trực tuyến vào quản lý khách sạn.
Thanh toán trực tuyến trong khách sạn diễn ra như thế nào?
Trước đây, mọi giao dịch trong khách sạn đều sử dụng tiền mặt, từ đặt phòng cho đến thanh toán dịch vụ, thuê xe hay đặt mua tour… Tiện lợi là chúng hữu hình, cả người bán lẫn người mua đều trực tiếp cần tiền trên tay. Còn hạn chế lại vô vàn, từ nhầm lẫn do thừa hoặc thiếu, cấn trừ để hoàn tiền thừa, tốn không gian lưu trữ cho đến dễ mất cắp, gian lận.
Còn hiện nay, xu hướng giao dịch trực tuyến lên ngôi, mọi giao dịch đều có thể thực hiện không chạm, không tiếp xúc. Đơn giản thì có mã QR để quét. lấy thông tin chuyển khoản; hiện đại hơn là máy quẹt thẻ, thanh toán một chạm; hoặc sử dụng kênh thanh toán trung gian, thông qua các kênh bán phòng để hoàn tất giao dịch.
Thanh toán trực tiếp giúp khách sạn lẫn du khách diễn ra nhanh chóng, an toàn và tiện lợi; giúp du khách tiết kiệm được nhiều thời gian và nâng tầm trải nghiệm; cũng như giúp khách sạn quản lý và nắm nguồn tiền nhanh chóng, đơn giản hơn rất nhiều.
Xu hướng giao dịch trực tuyến lên ngôi, mọi giao dịch đều có thể thực hiện không chạm, không tiếp xúc.
5 vấn đề thường gặp khi các khách sạn không áp dụng thanh toán trực tuyến
Khi các khách sạn kiên định với thanh toán trực tiếp và bỏ qua xu hướng thanh toán trực tuyến, họ sẽ gặp phải những vấn đề phổ dưới như dưới đây.
Khó giữ chân khách đặt phòng hơn
51% du khách muốn các tùy chọn thanh toán khi đặt phòng khách sạn, nhưng chỉ 28% khách sạn mới có thể cung cấp, theo báo cáo từ Statista. Khi một khách sạn không thể đáp ứng, trải nghiệm và tâm trạng của du khách sẽ trở nên tiêu cực, cảm thấy khó chịu và nếu gặp khách khó tính – đôi khi họ sẽ không muốn quay trở lại.
Sự phổ biến của điện thoại di động, tiếp cận nhiều công nghệ mới khiến kỳ vọng vào trải nghiệm của du khách ngày một tăng đáng kể. Về cơ bản, họ cần mọi thứ nhanh hơn, chính xác và hiện đại hơn, hiển nhiên chính là đồng bộ với trải nghiệm tổng thể.
Rắc rối khi hoàn tiền và chống gian lận
Đầu tiên là việc hoàn tiền, thông thường khách sạn sẽ áp dụng hoàn tiền khi trả tiền đặt cọc, cấn trừ khuyến mãi giá phòng… Nếu không áp dụng thanh toán trực tuyến, mọi thao tác liên quan đều sẽ thực hiện thủ công, nên sẽ dễ gặp những rắc rối như thừa hoặc thiếu tiền khi thanh toán.
Tiếp theo là chống gian lận, nếu trước đây các khách sạn sẽ rất vấn vẻ, khó truy vết các khoản tiền mặt khi bị rút từ quầy thu ngân, và doanh thu đôi khi lại bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi vấn đề này. Này nay, với các hình thức thanh toán trực tuyến, thì mọi khoản thu, chi đều được liệt kê và cập nhật tức thời với cấp quản lý, thông qua phần mềm quản lý khách sạn, hoặc thông báo từ ngân hàng.
Việc sử dụng các hình thức thanh toán trực tuyến hiện đại, như ví điện tử, mã QR, hay quẹt thẻ… khiến các rủi ro trong thanh toán giảm đi đáng kể, chống khách sạn chống gian lận và hoàn tiền cho khách hàng nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Tiêu chuẩn thanh toán
Ngày nay, PCI DSS là tiêu chuẩn thanh toán toàn cầu, được sử dụng nhằm xác thực dữ liệu hoặc xử lý thanh toán, giúp người bán và người mua tránh các gian lận hoặc tổn hại không đáng có. Từ 2019, PCI nâng tầm bảo mật với 12 bước tiêu chuẩn cụ thể, bắt buộc phải có khi thanh toán trực tuyến, nếu không thì quá trình thanh toán sẽ gặp rắc rối. Với nhiều khách sạn, áp dụng thanh toán trực tuyến là một bước tiến lớn, nhưng đảm bảo đủ 12 bước tiêu chuẩn lại là vấn đề mà không phải khách sạn nào cũng có thể làm được.
Cách giải quyết sẽ là, thông qua các nền tảng thanh toán trực tuyến, hoặc phần mềm quản lý khách sạn để xử lý nhanh chóng các yêu cầu giao dịch. Đa số các nền tảng, phần mềm đều tích hợp PCI đạt chuẩn, giúp việc xử lý thanh toán cho các khách sạn diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.
Tích hợp các hệ thống quản lý, vận hành và thanh toán với nhau
Các khách sạn vừa, và nhỏ thường có xu hướng sử dụng riêng lẻ từng công cụ, nền tảng cho riêng từng bộ phận, hạng mục trong khách sạn mà ít khi sử dụng chung một nền tảng duy nhất. Điều này đôi khi gây ra vấn đề về tương thích, đồng bộ khi dữ liệu từ công cụ A lại không đọc được ở công cụ B.
Đồng thời, một số khách sạn lại không có bộ phận kế toán độc lập, hoặc vị trí này được kiêm nhiệm bởi người khác, cũng như việc các hóa đơn thanh toán đều thực hiện thủ công, khiến khối lượng công việc phải đảm nhận là vô cùng lón. Điều này vừa khiến người nhận nhiệm vụ tốn thời gian, kém hiệu quả và dễ xảy ra sai sót.
Thay vào đó, các khách sạn hãy sử dụng chung, duy nhất một phần mềm quản lý (all in one), hệ thống quản lý tài sản tích hợp (PMS), giúp giải quyết sự phức tạp khi tích hợp và liên thông dữ liệu, cũng như nhanh chóng xử lý các khoản thanh toán nhanh chóng và hiệu quả, tránh rắc rối.
Trên đây là những gợi ý cũng như giải pháp mà Blue Jay PMS cung cấp nhằm giúp việc xử lý thanh toán trong ngân hàng diễn ra liền mạch và hiệu quả, ít gặp vấn đề hơn. Tựu trung lại, các khách sạn cần đến phần mềm quản lý để tự động hóa quy trình, xử lý thanh toán trực tuyến và cải thiện trải nghiệm để gia tăng sự hài lòng của du khách khi đặt phòng tại khách sạn của bạn.