Check-in khách sạn là gì? Tìm hiểu quy trình, thời gian và các xu hướng check-in mới nhất hiện nay giúp nâng cao trải nghiệm và tối ưu vận hành khách sạn. Hãy cùng với Bluejaypms.com tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Check-in khách sạn là gì?
Check-in khách sạn là bước đầu tiên trong hành trình trải nghiệm tại khách sạn của bạn, chúng bắt đầu từ việc đặt phòng, cho đến nhận chìa khóa hoặc thẻ ra vào với phòng họ đã đặt. Khách sạn nên đảm bảo rằng du khách khi bước đến quầy lễ tân sẽ luôn được chào đón bởi đây là ấn tượng ban đầu của họ về khách sạn.
Nhu cầu của du khách phải luôn được đặt lên hàng đầu, song song với đó là hiệu quả khi vận hành khách sạn. Vậy cho nên, bài viết sau sẽ cung cấp những thông tin, kiến thức hữu ích và chân thực nhất, giúp các khách sạn có quy trình check-in rõ ràng và hiệu quả, để đáp ứng tốt nhất cho cơ sở lưu trú của mình.
Check-in khách sạn là bước đầu tiên trong hành trình trải nghiệm tại khách sạn của bạn, chúng bắt đầu từ việc đặt phòng, cho đến nhận chìa khóa hoặc thẻ ra vào với phòng họ đã đặt.
Quy trình check-in khách sạn bao gồm những bước nào?
Mỗi khách sạn có thể tùy chỉnh quy trình riêng, nhưng thường bao gồm các bước tiêu chuẩn như sau:
- Bước 1: Đón tiếp khách đến quầy lễ tân.
- Bước 2: Cung cấp thông tin đặt phòng và giấy tờ tùy thân.
- Bước 3: Lễ tân xác thực thông tin, kiểm tra trạng thái phòng.
- Bước 4: Thông tin về dịch vụ, quy định, các tiện ích đi kèm.
- Bước 5: Bàn giao chìa khóa hoặc thẻ phòng.
- Bước 6: Nhân viên hỗ trợ hành lý nếu cần thiết.
- Bước 7: Khách nhận phòng – hoàn tất quá trình check-in.
Sự tồn tại lâu dài của chúng phản ánh kỳ vọng của du khách , dù vậy – mọi thứ cần phải đơn giản hơn, không chỉ trên giấy tờ mà cả hành trình họ trải nghiệm.
Thông thường, với từng khách sạn sẽ có từng quy định riêng về thời gian nhận, trả phòng. Nhưng đôi khi vì kế hoạch của du khách, mà lịch trình và thời gian check-in của họ sẽ thay đổi. Điều này đặt ra thách thức cho các khách sạn, là làm thế nào để du khách thoải mái nhận, trả phòng theo kế hoạch của họ; và nhân viên khách sạn không phải làm việc quá nhiều để đáp ứng điều này. Để giải quyết, các khách sạn xây dựng các chính sách check-in như một giải pháp để cân bằng lịch trình của du khách, và sự chuẩn bị của khách sạn.
>>> Tham khảo quy trình check-out khách sạn
Chính sách check-in khách sạn là gì?
Chính sách check-in khách sạn, hay còn gọi là quy định check-in, quy tắc check-in khách sạn là bộ quy tắt hướng dẫn mà khách sạn xây dựng nhằm đảm bảo quy trình tiếp nhận đặt, check out hiệu quả cho du khách lẫn khách sạn. Với mỗi khách sạn, sẽ có từng chính sách khác nhau, phụ thuộc vào cách họ muốn phục vụ du khách như thế nào. Với một khách sạn có chính sách check-in linh hoạt, trải nghiệm khách hàng được đảm bảo, từ đó sẽ nhận được nhiều lượt đặt phòng hơn.
Chính sách check-in khách sạn có thể là:
- Nhận, trả phòng linh hoạt thời gian: Thời gian nhận, trả phòng tại các khách sạn thường cố định theo một khung giờ có sẵn, ví dụ check out từ 10h – 12h và check-in từ 12h – 14h mỗi ngày. Tuy vậy, ngày càng nhiều du khách chấp nhận trả tiền nhiều hơn, để nhận và trả phòng lệch khỏi khung giờ này, ví dụ như check-in sớm hơn, hoặc check out muộn hơn. Chính sách nhận, trả phòng linh hoạt kèm phụ phí là một lựa chọn hấp dẫn, giúp khách sạn có thêm một khoảng doanh thu trên mỗi lượt đặt phòng.
- Đặt phòng kèm bữa sáng: Tùy chọn này phù hợp với nhóm du khách trẻ tuổi, hoặc du lịch một mình, bởi đem đến sự linh hoạt và chủ động cho họ trong việc chuẩn bị bữa ăn.
Du khách đang ngày một thất vọng với khung thời gian nhận, trả phòng cố định. Điều này tác động đáng kể đến hành vi và quyết định đặt phòng của họ tại các khách sạn. Nhưng bạn có thể cải thiện điều này bằng chính sách giờ nhận, trả phòng linh hoạt; thì vừa giúp tăng trải nghiệm tích cực cho du khách, lẫn những đánh giá trực tuyến, và kèm với đó là doanh thu khách sạn sẽ tăng đáng kể.
Quầy lễ tân khách sạn có phải sắp lỗi thời?
Quầy lễ tân là trung tâm của trải nghiệm du khách trong suốt chiều dài lịch sử ngành khách sạn. Đây là điểm đến đầu tiên và thực hiện theo mọi chỉ dẫn để tận hưởng không gian, dịch vụ trong khách sạn. Ngành dịch vụ lưu trú, lẫn du khách đều khá thích cách tương tác này; nhưng với sự phát triển của công nghệ, quầy lễ tân nếu không có sự thay đổi đáng kể thì sẽ trở nên lỗi thời, dư thừa so với các yêu cầu của du khách lẫn khách sạn.
Tự động hóa quầy lễ tân đang là xu hướng mới, thể hiện qua các hệ thống nhận đặt phòng trực tuyến, check-in online… để cắt giảm và tối ưu phần lớn chi phí lao động. Đây sẽ là điều mà nhiều khách sạn áp dụng và khai thác triệt để trong tương lai gần.
Một trong những vấn đề của quầy lễ tân là du khách không muốn tương tác bởi đã phải di chuyển một hành trình rất dài. Quy trình nhiều thủ tục, tương tác qua lại sẽ tạo thêm mệt mỏi, phiền hà và khiến du khách cảm thấy không thoải mái với trải nghiệm lúc mới đến. Nhưng nếu họ hoàn tất cả thủ tục từ trước, thông qua các công cụ và nền tảng trực tuyến, thì các thủ tục khi tương tác với quầy lễ tân sẽ giảm đi nhiều, thậm chí là không cần thiết.
Tuy nhiên, sự tương tác với du khách ở quầy lễ tân vẫn rất quan trọng, chúng đem lại cảm giác họ được chào đón, và khách sạn có thể thực hiện những thủ tục bước đầu, cũng như dựa vào các thông tin để điều chỉnh trải nghiệm cho họ tại khách sạn được tốt hơn.
Để giải quyết, khách sạn có thể áp dụng quầy POS check-in tự động – hệ thống giúp du khách tự động nhận, trả phòng mà không phải xếp hàng, chờ đợi ở quầy lễ tân. Tất nhiên, khách sạn vẫn cần nhân viên túc trực ở đó, để hỗ trợ trong những tình huống đột xuất, nhưng khối lượng và áp lực công việc sẽ giảm đi rất nhiều. Đây là mấu chốt để cải thiện quy trình check-in trong khách sạn, và giữ mọi thứ được trôi chảy, nhịp nhàng khi phục vụ mọi loại du khách.
>>> Self Check-in là gì? Lợi ích trong ngành khách sạn
Mẹo tối ưu quy trình check-in
Công nghệ khách sạn ngày càng phát triển và phủ sóng rộng khắp, đáp ứng được hầu hết nhu cầu và mong muốn của người làm khách sạn. Tuy nhiên để tìm ra một giải pháp, công nghệ phù hợp giữa vô số lựa chọn là một điều vô cùng khó khăn. Nhưng nếu bạn tập trung vào duy nhất một yếu tố: trải nghiệm của khách hàng, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn được sản phẩm ưng ý. Từ trải nghiệm của khách hàng, hãy tập trung vào các vấn đề sau để tìm ra giải pháp phù hợp:
Tự động hóa giao tiếp – Trải nghiệm bắt đầu từ email đầu tiên
Bằng cách gửi email trước khi du khách đến, bạn có thể đảm bảo rằng du khách hiểu rõ và kỳ vọng đúng về trải nghiệm của họ tại khách sạn. Có 2 loại email mà khách sạn nên gửi:
- Xác nhận đặt phòng: Đây là email tự động được gửi từ hệ thống đặt phòng của khách sạn ngay sau khi du khách đặt phòng thành công. Mục đích của email này là để thông báo với du khách rằng họ đã đặt phòng đã thành công. Nó cũng giúp họ yên tâm là khách sạn bạn có thực, và mọi thông tin nhạy cảm mà họ cung cấp đã được bảo mật tuyệt đối.
- Mong chờ và chào đón họ đến với khách sạn: Email này nên mang tính cá nhân, thể hiện thông điệp rằng khách sạn đánh giá cao lựa chọn của du khách và mong chờ nhiều đến thế nào để được gặp họ. Đây là cách giao tiếp mang tính cá nhân hiệu quả, và tạo nên sự ấm áp dễ gần với du khách. Thông thường, hãy nên gửi email này sau 01 ngay khi du khách đặt phòng. Thông qua email này, khách sạn có thể gợi ý thêm về các dịch vụ, tiện ích đi kèm đế bán thêm (upsell).
- Giới thiệu các dịch vụ, tiện ích có sẵn và gợi ý du khách sử dụng: Sau khi du khách check-in, khách sạn có thể gợi ý họ về những dịch vụ và tiện ích bổ sung. Thông qua quầy lễ tân, khách sạn có thể theo dõi và thu thập các lượt đặt mua, đăng ký sử dụng dịch vụ trong khách sạn và hệ thống lại thành một hóa đơn duy nhất cho khách đặt phòng.
Kết nối dữ liệu để hỗ trợ check-in nhanh chóng
- Khi phần mềm lưu toàn bộ thông tin đặt phòng – email – ghi chú đặc biệt – sở thích cá nhân, quy trình check-in sau đó sẽ:
- Nhanh hơn vì không cần nhập lại dữ liệu.
- Cá nhân hóa hơn vì nhân viên biết trước các nhu cầu đặc biệt (giường đơn/đôi, tầng cao, yên tĩnh…).
- Tạo thiện cảm ban đầu vì khách cảm thấy được chăm sóc đúng nhu cầu.
Tối ưu quy trình check-in với phần mềm quản lý khách sạn
Nền tảng check-in của khách sạn chắc chắn đã phát triển qua nhiều năm. Dịch vụ nhanh chóng là một trong những ưu tiên hàng đầu đối với bất kỳ khách nào. check-in tự động đảm bảo khách có thể nhanh chóng về phòng mà không mất thời gian ở quầy lễ tân. Các khách sạn vẫn sử dụng các cách nhập thủ công truyền thống làm tăng thời gian chờ đợi cho khách và có nguy cơ tạo ấn tượng sai trong tâm trí của những du khách mệt mỏi.
Chọn một phần mềm quản lý khách sạn đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề thường gặp, thân thiện với nhân viên là điều cần thiết. Giải pháp all in one là lựa chọn hấp dẫn, bởi chúng sẽ cung cấp:
- Booking Engine – Công cụ đặt phòng trực tuyến miễn phí, không tốn phí hoa hồng, có thể tích hợp trên website lẫn các kênh mạng xã hội của khách sạn.
- Channel Manager – Công cụ quản lý và phân phối kênh bán phòng trực tuyến, giúp đồng bộ và cập nhật nhanh chóng trạng thái phòng trên các kênh bán phòng mà khách sạn đang sử dụng.
- Website Builder – Công cụ tạo website chuẩn khách sạn, có tính thẩm mỹ và có tỷ lệ chuyển đổi cao nhóm người đọc thành khách hàng.
- Giải pháp thanh toán – Xử lý tiền đặt cọc, thanh toán, hoàn tiền nhanh chóng, dễ dàng.
Check-in khách sạn: Những điểm chính cần lưu ý
- Quy trình check-in khách sạn là thủ tục có tính lịch sử lâu dài, phản ánh nhu cầu và kỳ vọng của du khách.
- Nhu cầu và kỳ vọng của du khách ngày một thay đổi, khách sạn cũng cần thay đổi tương ứng để phục vụ được tốt hơn.
- Thủ tục check-in linh hoạt đang trở thành ưu tiên hàng đầu của du khách.
- Thủ tục check-in trực tuyến là giải pháp thuận tiện cho cả du khách lẫn khách sạn.
- Check-in trực tuyến có thể cải thiện, tạo ra doanh thu cho khách sạn.
- Check-in 24/7 là giải pháp Marketing và tăng lượt bán phòng trực tiếp.
- Check-in tự động là nhu cầu du khách đang tìm kiếm và có xu hướng tăng, cũng như đem lại lợi thế thiết thực cho khách sạn.
- Thời gian check-in khách sạn của mỗi du khách là một khác, khách sạn nên áp dụng chính sách nhận, trả phòng linh hoạt để đáp ứng yêu cầu này.
- Công nghệ khách sạn cho phép khách sạn tiếp thị các ưu đãi, gợi ý thú vị tại khách sạn cho du khách.
Như vậy, quy trình check-in khách sạn khi cải tiến, áp dụng các công nghệ khách sạn sẽ đem lại hiệu quả cho cả du khách lẫn khách sạn. Khi áp dụng công nghệ, khách sạn cũng được hưởng lợi nhiều nhất, tạo ra sức cạnh tranh tốt và bán phòng được hiệu quả hơn. Chính vì vậy, nếu các khách sạn vẫn áp dụng các phương thức check-in truyền thống, đã đến lúc thay đổi để phù hợp với xu thế chung hiện nay.
(Có tham khảo nội dung của Little Hotelier)