CPOR - Tối ưu chi phí mỗi phòng để tăng lợi nhuận khách sạn

CPOR (Cost Per Occupied Room) là chỉ số phản ánh mức chi phí trung bình mà khách sạn phải chi trả cho mỗi phòng có khách lưu trú. Đây là một trong những chỉ số tài chính quan trọng, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả vận hành thực tế của từng phòng được bán. Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu chi tiết về khái niệm, cách tính, ý nghĩa và lợi ích khi theo dõi và kiểm soát chặt chẽ chỉ số này trong bài viết dưới đây nhé! 

CPOR là gì?

CPOR là một chỉ số tài chính dùng để đo lường chi phí trung bình mà khách sạn phải chi trả cho mỗi phòng có khách lưu trú (không bao gồm các phòng trống).

Nó giúp các nhà quản lý khách sạn đánh giá hiệu quả vận hành, từ đó điều chỉnh chi phí hoặc chính sách giá cho phù hợp. CPOR là chỉ số cốt lõi để kiểm soát chi phí, đo lường hiệu quả và đảm bảo mỗi phòng bán ra đều mang lại lợi nhuận.

Vì sao chỉ số CPOR lại quan trọng?

 1. Đánh giá hiệu quả vận hành của khách sạn

• CPOR phản ánh mức độ kiểm soát chi phí: càng thấp thì vận hành càng hiệu quả.
• Giúp phát hiện các khoản chi vượt mức như: tiêu hao điện nước, vật tư buồng phòng, nhân sự…

Ví dụ: Nếu CPOR tăng liên tục trong khi doanh thu không đổi, có thể khách sạn đang chi tiêu không hợp lý.

2. Hỗ trợ ra quyết định trong chiến lược giá (pricing)

• CPOR là cơ sở để xác định giá phòng tối thiểu có lời (floor price).
• So sánh với doanh thu phòng (ADR hoặc RevPAR) để biết mỗi phòng có đang sinh lời hay không.
• Nếu CPOR = 500.000đ mà giá bán trung bình chỉ 480.000đ/phòng → khách sạn đang lỗ trên từng phòng bán ra.

•  Cho phép đối chiếu giữa các khách sạn trong chuỗi hoặc giữa các mùa cao/ thấp điểm.
• Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng tìm ra điểm chưa tối ưu để cải thiện.

Ví dụ: Cùng quy mô, chi nhánh A có CPOR 400.000đ, còn chi nhánh B là 520.000đ → cần điều tra vì sao B cao hơn.

3. Là cơ sở để dự báo và lập ngân sách

• Biết được CPOR trung bình giúp dự trù chi phí theo công suất phòng dự kiến.
• Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm sát thực tế hơn.

4. Quản lý chi phí hiệu quả nhờ chỉ số CPOR

Thông qua việc phân tích chỉ số CPOR, các khách sạn có thể dễ dàng nhận diện những khu vực phát sinh chi phí cao và từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.

Một số chiến lược phổ biến bao gồm:

• Tối ưu hóa lịch làm việc của nhân sự, tránh tình trạng dư thừa ca/kíp trong các khung giờ thấp điểm.
• Thương lượng lại với nhà cung cấp để có được mức giá hoặc điều khoản tốt hơn, đặc biệt với các hợp đồng dài hạn như giặt là, vệ sinh, vật tư tiêu hao.
• Triển khai các biện pháp tiết kiệm năng lượng, như sử dụng thiết bị tiết kiệm điện, cảm biến tắt mở ánh sáng tự động, hoặc kiểm soát điều hòa theo mức công suất phòng.

Việc kiểm soát CPOR hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí vận hành, mà còn nâng cao lợi nhuận trên mỗi phòng có khách lưu trú.

Cách tính chỉ số CPOR - Cost Per Occupied Room

• Công thức chuẩn:

CPOR = Tổng chi phí vận hành (Total Operating Costs)/Số phòng có khách ở (Occupied Rooms)

Trong đó: 

Tổng chi phí vận hành (Operating Costs) gồm:

• Chi phí buồng phòng: vệ sinh, vật tư tiêu hao (dầu gội, khăn…)
• Nhân sự phục vụ khách
• Điện, nước, giặt là, bảo trì phòng
• Các chi phí cố định phân bổ cho từng phòng (nếu có)
• Không bao gồm chi phí tiếp thị, chi phí tài chính hay đầu tư – chỉ tập trung vào chi phí trực tiếp liên quan đến việc phục vụ phòng có khách.

Số phòng có khách ở (Occupied Rooms):

• Là tổng số phòng thực tế đã bán ra trong kỳ (tháng, quý…) có khách lưu trú.

•  Ví dụ minh họa:

​ Một khách sạn trong tháng 6 có:

• Tổng chi phí vận hành: 300.000.000 VNĐ
• Số phòng có khách ở: 1.200 phòng
• CPOR =  300.000.000/1.200 = 250.000 VNĐ/phòng

Tức là mỗi phòng có khách ở, khách sạn tốn trung bình 250.000đ chi phí vận hành.

Cách áp dụng CPOR vào thực tế

1. So sánh CPOR với ADR (Average Daily Rate) hoặc RevPAR để biết lợi nhuận gộp mỗi phòng. 

Nếu bạn chỉ nhìn CPOR, bạn biết khách sạn đang chi bao nhiêu cho mỗi phòng có khách. Nhưng nếu bạn so sánh CPOR với ADR (giá bán trung bình/phòng) hoặc RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng hiện có), bạn sẽ biết mỗi phòng thực sự mang lại bao nhiêu lợi nhuận gộp.

Ví dụ:

• ADR = 1.200.000đ/phòng
• CPOR = 400.000đ/phòng

Lợi nhuận gộp/phòng = 800.000đ (chưa tính chi phí cố định)

Đây là cách nhanh để đánh giá biên lợi nhuận vận hành (Operating Profit Margin) của từng phòng/ngày.

• Nếu CPOR tăng bất thường, cần rà soát lại nhân sự, vật tư, điện nước, hoặc chi phí gián tiếp.
• Có thể tính CPOR riêng theo từng bộ phận (Housekeeping, kỹ thuật...) để phân tích sâu hơn.

2. Nếu CPOR tăng bất thường, hãy khoanh vùng và rà soát chi phí chi tiết

Khi thấy CPOR đột ngột tăng cao (so với tháng trước hoặc cùng kỳ), hãy rà soát theo các nhóm sau:

• Chi phí nhân sự: Lịch làm việc có tối ưu theo công suất phòng không? Có overtime không cần thiết?
• Vật tư tiêu hao: Có thất thoát khăn, nước uống, amenities?
• Điện – nước – gas: Có máy móc hoạt động không cần thiết khi phòng trống?
• Chi phí gián tiếp: Có các chi phí như giặt là, outsourcing vượt định mức không?

Phân tích chi tiết giúp bạn xác định “điểm rò rỉ chi phí”, thay vì cắt giảm đại trà.

3. Tính CPOR riêng cho từng bộ phận để phân tích sâu hơn

Bạn có thể chia CPOR thành từng nhóm để kiểm soát tốt hơn, ví dụ:

Bộ phận	CPOR bộ phận (trung bình)
Housekeeping	90.000đ/phòng
Kỹ thuật (bảo trì)	25.000đ/phòng
Tiện ích (điện nước)	45.000đ/phòng

Khi lập được bản này các quản lý/chủ cơ sở lưu trú hoàn toàn có thể:

• Phát hiện phòng ban nào đang vượt chi phí cho phép.
• So sánh hiệu suất giữa các cơ sở (nếu là chuỗi).
• Đưa ra các kế hoạch cải tiến theo từng bộ phận cụ thể.

Làm thế nào để tối ưu CPOR cho khách sạn của bạn

Tối ưu CPOR (Cost Per Occupied Room) không đơn thuần là cắt giảm chi phí, mà là tìm cách nâng cao hiệu quả vận hành, tăng giá trị trên từng đồng chi phí bỏ ra, đồng thời vẫn duy trì trải nghiệm tích cực cho khách hàng. Dưới đây là 4 chiến lược then chốt:

Tăng hiệu quả vận hành để kiểm soát CPOR

• Tự động hóa quy trình: Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn để giảm tải công việc thủ công, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Chuẩn hóa SOP: Thiết lập và tuân thủ quy trình vận hành rõ ràng giúp tiết kiệm nhân lực và giảm lỗi nghiệp vụ.
• Phân tích dữ liệu nội bộ: Dựa vào số liệu chi tiết theo ngày/phòng/bộ phận để phát hiện khu vực lãng phí.

Cắt giảm chi phí vận hành để kiểm soát CPOR

• Tối ưu lịch làm việc của nhân viên: Sử dụng lịch luân phiên phù hợp với công suất phòng thực tế.
• Tiết kiệm năng lượng: Lắp đặt cảm biến tự động, sử dụng đèn LED, kiểm soát điều hòa theo công suất phòng.
• Thương lượng với nhà cung cấp: Xem xét lại các hợp đồng giặt là, vệ sinh, vật tư tiêu hao... để có giá tốt hơn hoặc dịch vụ linh hoạt hơn.

Tập trung quản lý và tối ưu doanh thu

• Giá phòng linh hoạt (Dynamic pricing): Điều chỉnh giá dựa trên mùa vụ, nhu cầu thực tế, và phân khúc khách.
• Tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp: Giảm phụ thuộc vào OTA để tiết kiệm hoa hồng.
• Upsell & Cross-sell hiệu quả: Tăng doanh thu trên mỗi khách thay vì chỉ cố giảm chi phí.
• Khi doanh thu tăng hợp lý mà chi phí được kiểm soát tốt thì chỉ số CPOR tự động được tối ưu hóa.

Giữ vững chất lượng dịch vụ khi cắt giảm chi phí

• Không cắt giảm những yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm: Ví dụ như khăn sạch, vệ sinh phòng kỹ càng, thái độ phục vụ.
• Đào tạo nhân viên thường xuyên: Để nâng cao chất lượng phục vụ mà không cần tăng thêm chi phí.
• Lắng nghe và cải thiện từ phản hồi: Giảm thiểu chi phí phát sinh do sai sót hoặc phàn nàn sau lưu trú.
• Tối ưu CPOR không phải là giảm chất lượng dịch vụ, mà là làm tốt hơn với nguồn lực hiện có.

CPOR tối ưu là kết quả của sự kết hợp hài hòa giữa quản lý tài chính, hiệu suất vận hành và sự hài lòng của khách hàng.

Các công cụ giúp bạn cải thiện CPOR

Việc kiểm soát và cải thiện CPOR (Cost Per Occupied Room) không thể chỉ dựa vào cảm tính. Các khách sạn hiện đại cần sử dụng công cụ phù hợp để đo lường, phân tích và tối ưu chi phí vận hành một cách chính xác và chủ động. Dưới đây là những công cụ hữu ích:

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System – PMS)

PMS giúp bạn tập trung hóa toàn bộ hoạt động hàng ngày, bao gồm: nhận/trả phòng, quản lý buồng phòng, lịch làm việc nhân viên, và theo dõi doanh thu – chi phí theo thời gian thực.

Lợi ích đối với CPOR:

• Tăng hiệu quả vận hành, giảm lỗi thủ công
• Giảm chi phí nhân sự nhờ tự động hóa
• Dễ dàng phân tích chi phí vận hành theo từng phòng

>>> Xem ngay: Top 10+ phần mềm quản lý khách sạn phổ biến ở Việt Nam

Hệ thống quản lý kênh (Channel Manager)

Công cụ này giúp bạn phân phối phòng đồng thời trên nhiều OTA (Booking, Agoda, Expedia...) mà vẫn đồng bộ tồn kho theo thời gian thực.

Lợi ích đối với CPOR:

• Tránh overbooking (đặt phòng trùng) gây lãng phí
• Tăng công suất phòng (occupancy), từ đó giảm CPOR
• Tối ưu hóa tỉ lệ lấp đầy mà không tăng chi phí cố định

Công cụ đặt phòng trực tiếp (Booking Engine)

Việc tích hợp Booking Engine trên website khách sạn, fanpage hoặc các nền tảng như Google Hotel Ads giúp tăng lượng đặt phòng trực tiếp, từ đó giảm chi phí hoa hồng OTA và cải thiện hiệu quả vận hành trên mỗi phòng có khách.

Lợi ích đối với CPOR:

• Giảm phụ thuộc vào OTA, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí hoa hồng (thường từ 15–25%).
• Tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp, giúp doanh thu được giữ nguyên mà không mất phí trung gian.
• Cải thiện hiệu quả chi phí trên mỗi phòng bán ra, vì chi phí phục vụ vẫn như cũ nhưng lợi nhuận thuần cao hơn.

>>> Đăng ký trải nghiệm ngay công cụ đặt phòng trực tiếp Booking Engine của Blue Jay PMS <<< 

Các công cụ hỗ trợ khác

Bên cạnh việc kiểm soát chi phí vận hành, các khách sạn nên chủ động đầu tư vào các công cụ công nghệ nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu giá bán và giảm phụ thuộc vào nhân sự thủ công. Các giải pháp hiện nay không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn hỗ trợ phân tích dữ liệu thị trường để ra quyết định kịp thời, tăng lợi nhuận bền vững. Dưới đây là một vài công cụ mà các cơ sở lưu trú cân nhắc chuyển đổi số và áp dụng cho cơ sở của mình:

• Tăng tương tác với khách hàng: Gửi tin nhắn tự động Zalo ZNS, xây dựng chatbot AI, Ki-osk check-in tự động, gửi form khảo sát,..
• Công cụ tối ưu hóa giá: Để tôi ưu giá bạn có thể sử dụng các công cụ so sánh giá như: OTA insight, Site Minder,..
• Các tính năng tối ưu lợi nhuận có tích hợp trên các công cụ PMS

>>> Tìm hiểu ngay tính năng Yield Management - Giải pháp giúp khách sạn tối ưu doanh thu bằng việc bán phòng ở mức giá tốt nhất.

Việc cải thiện CPOR không chỉ là giảm chi phí mà còn là tối ưu vận hành, tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên, và nâng cao doanh thu từ từng phòng bán ra. Hy vọng những thông tin mà Blue Jay PMS cung cấp có thể giúp bạn có những chiến lược bán phòng tốt hơn.